Définition de la notion de frais professionnels et règles générales :
En vertu de l’article L 242-1 du code de la Sécurité sociale, les sommes versées en contrepartie ou à l’occasion du travail sont soumises à cotisations à l’exclusion des sommes représentatives de frais professionnels dans les conditions et limites fixées par arrêté interministériel.
Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions.
L’employeur a le choix d’indemniser son salarié pour les frais qu’il engage lors de ses déplacements professionnels :
- soit sous forme du remboursement des dépenses réellement engagées ; l’employeur doit alors fournir les justificatifs de ces dépenses ;
- soit sous forme d’allocations forfaitaires ; ces allocations forfaitaires sont réputées utilisées conformément à leur objet et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations dans la limite d’un montant fixé par arrêté.
Toutefois, certaines dépenses ne peuvent être exclues de l’assiette des cotisations de sécurité sociale que sur la base des dépenses réelles :
- Les frais supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail,
- Les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication qu’il possède,
- Les frais de déménagement engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle,
- Les frais exposés par les salariés des entreprises françaises, détachés à l’étranger, et des sociétés étrangères envoyés en mission temporaire ou mutés en France,
- Les frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements d’outre mer, les territoires français outre mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.