Dans le cadre de son travail, un salarié peut disposer d’un véhicule de fonction acheté ou loué par l’employeur.
L’utilisation à titre privé de ce véhicule mis à disposition permanente du salarié constitue un avantage en nature*.
*L’avantage en nature consiste dans la fourniture ou la mise à disposition d’un bien ou service, permettant au salarié de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter. Il doit être soumis à cotisations.
Il n’y a pas avantage en nature lorsque :
- Le salarié restitue le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés. L’obligation de restituer le véhicule doit être mentionnée par l’employeur dans un document écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier écrit ou électronique, etc.).
- Le salarié dispose de façon permanente d’un véhicule utilitaire.
La notion de véhicule utilitaire peut être vérifiée par référence à la « carte grise ».
Il pourra également s’agir de voitures particulières aménagées dans un but professionnel. L’employeur doit indiquer dans un écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier écrit ou électronique, etc.) que le véhicule est utilisé à des fins professionnelles uniquement.
Evaluation de l’avantage : dépenses réelles ou forfait
L’avantage en nature véhicule est évalué, au choix de l’employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait. L’évaluation peut être faite différemment en fonction de chaque salarié.
L'employeur a la faculté de réviser en fin d'exercice l'option prise en fonction de son choix (forfait ou valeur réelle) pour l'année entière écoulée.
Le choix du mode d’évaluation doit être déterminé lors de l'établissement de la DADS (c'est-à-dire au 31 janvier de l’année N+1) et doit être identique pour l’année entière.
Dépenses réellement engagées
Les critères d’évaluations sont différents selon que l’employeur est propriétaire ou locataire du véhicule.
– Véhicule acheté par l’employeur
L’évaluation est effectuée sur la base des dépenses engagées pour le compte du salarié.
Ces dépenses comprennent :
- L’amortissement de l’achat du véhicule, toutes taxes comprises, sur 5 ans à hauteur de 20% par an. Si le véhicule a plus de 5 ans, le pourcentage de l’amortissement à retenir est de 10 %.
- L’assurance et les frais d’entretien (révisions, changement de pneumatiques, vidanges, etc.) toutes taxes comprises.
- Le cas échéant, les frais de carburant utilisé pour l’usage privé et payé par l’employeur.
| Dépenses réelles (évaluation annuelle) |
Véhicule acheté
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5 ans et moins
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Plus de 5 ans
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L’employeur ne prend pas en charge le carburant |
– 20% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise), |
– 10% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) – l’assurance – les frais d’entretien. |
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Pour évaluer l’avantage en nature
= Résultat obtenu en additionnant les trois valeurs listées ci-dessus, multiplié par le nombre de km parcourus à titre privé Total de km parcourus par le véhicule pour la même période |
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| L’employeur prend en charge le carburant | – ajouter, le cas échéant, les frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel | – ajouter, le cas échéant les frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel |
– Véhicule loué par l’employeur ou en location avec option d’achat
L’évaluation se fait à partir du coût global de la location, de l’entretien et de l’assurance toutes taxes comprises, et, le cas échéant, des frais de carburant utilisé pour l’usage privé et payé par l’employeur.
| Dépenses réelles (évaluation annuelle) |
Véhicule en location ou en location avec option d’achat
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L’employeur ne prend pas en charge le carburant |
– coût global annuel de la location |
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Pour évaluer l’avantage en nature
= Résultat obtenu en additionnant les trois valeurs listées ci-dessus, multiplié par le nombre de km parcourus à titre privé Total de km parcourus par le véhicule pour la même période |
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| L’employeur prend en charge le carburant |
– ajouter, le cas échéant, les frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel. |
Lorsque l’employeur ne peut prouver le kilométrage parcouru à titre privé, l’Urssaf peut régulariser en prenant les forfaits (voir tableaux évaluation au forfait).
Evaluation au forfait
Les critères d’évaluations sont différents selon que l’employeur est propriétaire ou locataire du véhicule.
– Véhicule acheté par l’employeur
Lorsque le salarié l’utilise en permanence et paie ses frais de carburant, l’évaluation de l’avantage s’effectue sur la base de
9 % du coût d’achat du véhicule TTC.
Si le véhicule a plus de 5 ans, la base d’évaluation est de 6 % du coût d’achat TTC.
Lorsque le salarié utilise le véhicule en permanence mais que l’employeur paie le carburant, l’évaluation s’effectue :
- Soit sur la base des 9 % du prix d’achat du véhicule de moins de 5 ans (ou 6 % si plus de 5 ans) auxquels s’ajoutent les frais réels de carburant (sur factures) utilisé à des fins personnelles,
- Soit à partir d’un forfait global de 12 % du coût d’achat du véhicule ou de 9 % si le véhicule a plus de 5 ans.
| Forfait annuel |
Véhicule acheté
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5 ans et moins
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Plus de 5 ans
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L’employeur ne prend pas en charge le carburant |
9% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) |
6% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) |
| L’employeur prend en charge le carburant |
9% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) plus les frais réels (sur factures) de carburant utilisé à des fins personnelles ou 12% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) |
6% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) plus les frais réels (sur factures) de carburant utilisé à des fins personnelles ou 9% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) |
– Véhicule loué ou en location avec option d’achat
Lorsque le salarié paie ses frais de carburant, l’évaluation résultant de l’usage privé est effectuée sur la base de 30 % du coût annuel comprenant :
- la location,
- l’entretien,
- l’assurance.
Lorsque l’employeur paie le carburant, l’évaluation est calculée :
- sur 30% du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurances) plus frais réels (sur factures) de carburant utilisé à des fins personnelles
ou
- sur 40% du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurance et coût global du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles).
L'évaluation ainsi obtenue sera en tout état de cause plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable en cas de véhicule acheté, le prix de référence du véhicule étant le prix d'achat TTC du véhicule par le loueur rabais compris dans la limite de 30% du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat.
*Exemple pour une location sans prise en charge du carburant :
Au 1er janvier 2013, un employeur loue un véhicule de moins de 5 ans.
Dans le contrat de location : Le prix public du véhicule est de 20 000 € et la remise obtenue par le loueur est de 20% :
soit 16 000 € (prix public 20 000 € – remise obtenue par le loueur 20 %).
Le calcul du montant forfaitaire de l’avantage en nature s’élève à 1 600 € (30 % du coût global annuel).
Or, cette évaluation ne peut être supérieure à celle qui aurait été calculée si l'employeur avait acheté le véhicule (voir * dans le tableau ci-dessus).
Le calcul en cas d'achat du véhicule plafonne l'avantage en nature à 1440 € (prix de référence16 000 € x taux forfaitaire 9 %)
Dans ce cas, il convient de retenir le montant de 1440 € pour l'évaluation de l'avantage en nature véhicule.
| Forfait annuel |
Véhicule en location ou en location avec option d’achat
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L’employeur ne prend pas en charge le carburant |
30% du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurance). L’évaluation ainsi obtenue sera en tout état de cause plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable en cas de véhicule acheté (voir ci-dessus), le prix de référence du véhicule étant le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, rabais compris, dans la limite de 30% du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat.* (voir exemple ci-après) |
| L’employeur prend en charge le carburant |
30% du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurances) plus frais réels (sur facture) de carburant utilisé à des fins personnelles. ou 40% du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurance et coût global du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles). * * * L’évaluation ainsi obtenue sera en tout état de cause plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable en cas de véhicule acheté (voir ci-dessus), le prix de référence du véhicule étant le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, rabais compris dans la limite de 30% du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat. |
Cas particulier : Le salarié verse une redevance
Les règles d’évaluation de l’avantage en nature sont identiques que l’employeur opte pour l’évaluation au forfait ou pour la valeur réelle :
- lorsque la redevance versée par le salarié est inférieure à l’évaluation de l’avantage (au forfait ou au réel), l’avantage en nature sera égal à la différence entre ces deux valeurs,
- En revanche, lorsque cette redevance est supérieure ou égale au montant de l’évaluation, il n’y a pas avantage en nature.